SharePoint für KMUs: So optimierst du Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

In einer Welt, die zunehmend digital und vernetzt arbeitet, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) vor der Herausforderung, effizient, sicher und kostengünstig zu agieren. Microsoft SharePoint – eine zentrale Plattform für Dokumentenmanagement, Teamarbeit und Prozessautomatisierung – kann hier die Lösung sein. Doch wie lässt sich SharePoint konkret in KMUs nutzen, und welche Vorteile bietet es? Dieser Artikel liefert Antworten und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

 

Was ist SharePoint – und warum lohnt es sich für KMUs?

SharePoint ist eine cloudbasierte Plattform von Microsoft, die als Teil von Microsoft 365 (früher Office 365) verfügbar ist. Sie ermöglicht:

• Die zentrale Speicherung und Organisation von Dokumenten,
• Die Erstellung von Team-Websites für Projekte oder Abteilungen,
• Automatisierte Workflows (z. B. Genehmigungsprozesse),
• Sichere Freigabe von Dateien intern und extern.

Für KMUs ist SharePoint besonders attraktiv, weil es keine teure IT-Infrastruktur erfordert, skalierbar ist und nahtlos mit Tools wie Teams, Outlook und Power Automate integriert.

 

Fünf Gründe, warum KMUs SharePoint nutzen sollten

1. Zentrale Dokumentenverwaltung: Schluss mit Datei-Chaos

• Cloud-Speicher: Alle Dokumente liegen sicher in der Cloud und sind von überall abrufbar – ideal für Remote-Teams.
• Versionenkontrolle: SharePoint speichert automatisch frühere Versionen einer Datei. Kein Risiko mehr, durch Überschreiben von Änderungen Daten zu verlieren.
• Metadaten & Suche: Dokumente lassen sich mit Schlagworten (z. B. Projektname, Kategorie) versehen und blitzschnell wiederfinden.

Praxisbeispiel: Ein Architekturbüro nutzt SharePoint, um Pläne, Angebote und Kundendaten thematisch zu ordnen. Mitarbeitende greifen auch von Baustellen per App auf die Dateien zu.

2. Effiziente Teamzusammenarbeit

• Co-Authoring: Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig ein Dokument – ohne ständiges Hin- und Herschicken per E-Mail.
• Team-Sites: Erstelle für jedes Projekt oder jede Abteilung eine eigene Website mit Kalender, Aufgabenliste und Dokumentenbereich.
• Kommentare & Benachrichtigungen: Teammitglieder werden bei Änderungen automatisch informiert.

3. Automatisierung von Prozessen

Mit Power Automate (in Microsoft 365 enthalten) lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren:

• Genehmigungs-Workflows: Ein Mitarbeiter reicht eine Reisekostenabrechnung ein → SharePoint leitet sie automatisch an den Vorgesetzten weiter.
• Erinnerungen: Aufgaben, die nicht bis zum Fälligkeitsdatum erledigt wurden, lösen eine Erinnerungs-E-Mail aus.

4. Hohe Sicherheit und Compliance

• Granulare Berechtigungen: Bestimme genau, wer Dokumente ansehen, bearbeiten oder löschen darf.
• DSGVO-Konformität: SharePoint erfüllt europäische Datenschutzstandards und bietet Funktionen zur Datenverschlüsselung.
• Backup & Wiederherstellung: Gelöschte Dateien können bis zu 93 Tage lang aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.

5. Kosteneffizienz und Skalierbarkeit

• Keine Hardware-Kosten: SharePoint läuft in der Cloud – KMUs sparen sich Server-Anschaffung und Wartung.
• Flexible Tarife: Microsoft 365-Pläne starten ab ca. 5 €/User/Monat und passen sich der Unternehmensgröße an.

 

SharePoint in 6 Schritten einführen – eine Anleitung für KMUs

Schritt 1: Microsoft 365-Abonnement auswählen

• Entscheide dich für einen Tarif wie Microsoft 365 Business Standard (ca. 10 €/User/Monat), der SharePoint, Teams, Outlook und Office-Apps enthält.

Schritt 2: Grundstruktur in SharePoint erstellen

1. Startseite (Intranet) anlegen:
   • Nutze vorgefertigte Templates (z. B. „Unternehmensportal“), um News, wichtige Links und Dokumente zu bündeln.
2. Team-Sites einrichten:
   • Erstelle für jede Abteilung (z. B. Vertrieb, HR) oder jedes Großprojekt eine eigene Site.

Tipp: Halte die Struktur einfach! Zu viele Unterordner oder Sites verwirren Nutzer.

Schritt 3: Dokumenten-Bibliotheken aufbauen

• Beispielstruktur:
  • Hauptbibliothek „Unternehmensdokumente“ mit Ordnern für Finanzen, Marketing, Personal.
  • Projektbibliotheken mit Zugriff nur für beteiligte Mitarbeiter.

Best Practice: Aktiviere die Option „Dateien automatisch bei Upload verschlüsseln“ für sensible Daten.

Schritt 4: Berechtigungen verwalten

• Standardgruppen nutzen:
  • Mitglieder (dürfen bearbeiten),
  • Besucher (nur lesen),
  • Besitzer (volle Kontrolle).
• Ausnahmen: Für einzelne Dokumente oder Ordner können spezifische Freigaben vergeben werden.

Schritt 5: Integration mit Microsoft Teams

• Verknüpfe Team-Sites mit entsprechenden Teams-Kanälen, um Dokumente direkt im Chat zu teilen und Besprechungsnotizen zentral abzulegen.

Schritt 6: Mitarbeiter schulen

• Einführungsworkshops: Zeige, wie Dokumente hochgeladen, Versionen verglichen und Workflows gestartet werden.
• Video-Tutorials: Erstelle kurze Anleitungen für häufige Aufgaben (z. B. „Ein Dokument freigeben“).

 

Drei Tipps für die erfolgreiche SharePoint-Nutzung

1. Starte klein: Beginne mit einem Pilotprojekt (z. B. der HR-Abteilung), sammle Feedback und scale dann hoch.
2. Nutze Vorlagen: Microsoft bietet zahlreiche Site- und Workflow-Templates, um Zeit zu sparen.
3. Benenne Verantwortliche: Bestimme einen SharePoint-Admin, der Berechtigungen pflegt und Support leistet.

 

Häufige Bedenken – und warum sie unbegründet sind

• „Zu komplex für uns“: Mit intuitiven Oberflächen und Microsoft-Support ist der Einstieg auch für Technik-Laien machbar.
• „Wir haben keine IT-Abteilung“: Cloud-basierte Tools wie SharePoint minimieren den IT-Aufwand – Updates und Sicherheit managed Microsoft.

 

Fazit: SharePoint als Schlüssel zur digitalen Transformation

Für KMUs ist SharePoint kein „Nice-to-have“, sondern ein strategisches Tool, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es reduziert Medienbrüche, stärkt die Zusammenarbeit und senkt langfristig Kosten. Der Einstieg gelingt ohne IT-Expertise, und die Skalierbarkeit sichert die Zukunftstauglichkeit – egal, ob dein Unternehmen wächst oder neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice etabliert.

Fange noch heute an: Nutze die 30-Tage-Testversion von Microsoft 365, um SharePoint kennenzulernen, und erlebe, wie einfach digitales Arbeiten sein kann.

 

FAQs

1. Ist SharePoint nur für große Unternehmen geeignet?

Nein, SharePoint ist sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Es lässt sich an die spezifischen Anforderungen von KMU anpassen und bietet eine skalierbare Lösung für das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit.

2. Wie schwer ist die Implementierung von SharePoint?

Die Implementierung von SharePoint kann komplex sein und erfordert sorgfältige Planung und Konfiguration. KMU können von der Unterstützung durch IT-Experten oder Microsoft-Partner profitieren, um eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen.

3. Welche Sicherheitsfunktionen bietet SharePoint?

SharePoint bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, einschließlich Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Compliance-Tools. Diese Funktionen helfen, Unternehmensdaten zu schützen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

4. Kann SharePoint mit anderen Microsoft 365-Anwendungen integriert werden?

Ja, SharePoint ist vollständig in die Microsoft 365-Suite integriert und arbeitet nahtlos mit Anwendungen wie Teams, Outlook, OneDrive und Power BI zusammen.

5. Wie kann SharePoint die Zusammenarbeit in meinem Unternehmen verbessern?

SharePoint verbessert die Zusammenarbeit, indem es gemeinsame Arbeitsbereiche, Dokumentenfreigaben und Kommunikationstools bietet, die es den Mitarbeitern ermöglichen, effizient zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden.